Creare la fattura di vendita
Dalla sezione Vendite → Fatturazione → Fatture è possibile:
visualizzare l’elenco delle fatture in corso, che include sia le fatture in stato Bozza sia quelle in stato Emessa;
creare una nuova fattura da inviare al cliente e successivamente contabilizzare, cliccando su "Nuova fattura"
Le fatture già contabilizzate non sono più visibili in questo elenco, ma vengono archiviate nella sezione Vendite → Archivio.
Stati della fattura
Le fatture di vendita possono assumere tre diversi stati.
1. Bozza
La fattura in stato Bozza è ancora modificabile ed eliminabile in tutte le sue parti.
Il numero visualizzato tra parentesi quadre rappresenta un numero provvisorio e non definitivo. Più fatture in stato Bozza possono quindi presentare lo stesso numero provvisorio.
Finché la fattura non viene emessa, il documento non riceve alcun protocollo definitivo.
2. Emessa
Quando la fattura viene portata in stato Emessa, il sistema assegna il numero definitivo in base alla serie numerica selezionata.
Da questo momento:
il numero della fattura non è più modificabile;
la fattura non può più essere eliminata;
restano comunque modificabili alcuni dati del documento, come cliente, prodotti, prezzi, termini e modalità di pagamento, luogo di consegna, data e valuta, ad eccezione della serie numerica.
3. Contabilizzata
La fattura contabilizzata rappresenta lo stato definitivo del documento.
Una volta contabilizzata, la fattura non può più essere né modificata né eliminata.
Si consiglia di procedere alla contabilizzazione solo dopo aver ricevuto l’esito positivo dell’invio allo SDI, così da poter intervenire sul documento in caso di eventuali scarti.
Creazione di una nuova fattura
Per creare una nuova fattura:
accedere alla sezione Vendite → Fatturazione → Fatture;
cliccare sul pulsante Nuova fattura.
Compilazione della fattura
Nella schermata di compilazione della fattura è possibile inserire tutte le informazioni necessarie relative al documento, tra cui:
il cliente;
l’indirizzo e il luogo di consegna della merce;
la data della fattura;
il termine di pagamento;
la serie numerica da utilizzare per la numerazione del documento;
la modalità di pagamento;
eventuali note aggiuntive;
allegati o documenti digitalizzati;
i dati dell’accordo commerciale.
Nelle righe del documento è inoltre possibile indicare:
un codice prodotto oppure una descrizione libera;
la quantità venduta;
l’unità di misura;
il prezzo unitario;
un’eventuale percentuale di sconto;
il Centro di Responsabilità (CDR);
le date di competenza per la gestione di ratei e risconti.
È inoltre possibile aggiungere eventuali spese accessorie. Per maggiori informazioni sulle spese accessorie è possibile consultare il link alla guida dedicato "INSERIRE LE SPESE ACCESSORIE IN FATTURA"
Operazioni disponibili sulla fattura
Una volta completata la compilazione del documento, è possibile eseguire una delle seguenti operazioni.
Salva
Il salvataggio della fattura attribuisce automaticamente un numero provvisorio al documento e lo imposta nello stato Bozza.
La dicitura “Bozza” viene riportata anche nella stampa della fattura.
Emetti
L’emissione della fattura assegna il numero definitivo in base alla serie numerica selezionata.
Una fattura emessa non può essere eliminata, ma è ancora possibile modificare:
il cliente;
i prodotti;
i prezzi;
i termini e la modalità di pagamento;
il luogo di consegna;
la data della fattura;
la valuta.
La serie numerica assegnata non può invece essere modificata.
Invia tramite e-mail
La fattura può essere inviata tramite e-mail al cliente anche prima dell’emissione o della contabilizzazione.
In questo caso il documento viene inviato come allegato PDF con l’indicazione “Bozza”.
Mostra fattura
Cliccando sul pulsante Mostra fattura è possibile visualizzare l’anteprima del documento ed effettuare la stampa della fattura.
Contabilizza e invia e-mail
Dalla schermata principale, nella sezione Vendite → Fatturazione → Fatture, è disponibile il pulsante Contabilizza e invia e-mail.
Cliccando su questo pulsante si apre una schermata di scelta che consente di:
procedere alla sola contabilizzazione della fattura di vendita;
oppure procedere alla contabilizzazione e all’invio contestuale della copia di cortesia al cliente.
Solo utilizzando la funzione Contabilizza e invia e-mail è possibile mantenere traccia dell’invio delle comunicazioni al cliente all’interno del gestionale.
In questo caso, infatti, le e-mail inviate sono consultabili nella sezione Vendite → Archivio → Archivio e-mail, dove è possibile verificare lo storico degli invii e lo stato della consegna.
Se invece la fattura viene inviata tramite il tasto Invia E-mail presente all’interno del documento, tali invii non vengono tracciati nell’archivio e-mail.
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